Dokumen Apa Saja yang Dibutuhkan untuk Bill of Lading dalam Pengiriman Laut? (Panduan 2026)

Bill of Lading tidak dapat diterbitkan hanya dengan menebak-nebak. Sebelum pembawa,NVOCC, ataupengirim barangmenyiapkan draft B/L, pengirim harus memberikan data pengiriman yang akurat dan dokumen pendukung yang digunakan untuk memverifikasi data tersebut.

Untuk sebuah standarpengiriman angkutan laut, dokumen dan informasi yang biasanya diperlukan meliputi Instruksi Pengiriman, konfirmasi pemesanan, faktur komersial, daftar pengepakan, rincian pengirim dan penerima barang, informasi pihak yang diberitahu, deskripsi kargo, jumlah paket, berat kotor, volume, nomor kontainer, nomor segel, jangka waktu pengiriman, dan metode pelepasan B/L yang diperlukan.

Untuk kargo khusus, dokumen tambahan mungkin diperlukan. Barang berbahaya mungkin memerlukan MSDS dan Deklarasi Barang Berbahaya. Kemasan kayu mungkin memerlukan bukti fumigasi atau tanda IPPC. Kargo reefer memerlukan instruksi suhu. Pengiriman Letter of Credit memerlukan konsistensi dokumen yang lebih ketat.

Bill of Lading bukan sekadar bentuk pengiriman lainnya. Ini adalah dokumen pengangkutan, tanda terima kargo, dan dalam banyak kasus, dokumen hak milik. Jika informasinya salah, biayanya jarang terbatas pada biaya perubahan yang kecil. Nama penerima yang salah, deskripsi kargo yang tidak jelas, atau berat yang tidak sesuai dapat menunda proses bea cukai, menghalangi pelepasan kargo, menimbulkan perbedaan bank, dan memicu demurrage atau penahanan di pelabuhan tujuan.

Mengapa Dokumen Bill of Lading Harus Akurat

Bill of Lading, sering disingkat B/L, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pengangkut, perusahaan pelayaran, NVOCC, atau perusahaan ekspedisi untuk mengonfirmasi bahwa kargo telah diterima untuk transportasi laut. Dalam pelayaran laut, biasanya memiliki tiga peran.

Ini berfungsi sebagai bukti kontrak pengangkutan antara pengirim dan pengangkut. Ini bertindak sebagai tanda terima barang. Untuk Bill of Lading Asli, dapat juga berfungsi sebagai dokumen hak milik, artinya pihak yang memegang dokumen asli yang sesuai dapat mengontrol hak untuk mengklaim muatan tersebut.

Itulah sebabnya rincian B/L bukanlah catatan pengiriman biasa. Mereka digunakan oleh pengangkut, perusahaan ekspedisi, perantara bea cukai, bank, perusahaan asuransi, importir, eksportir, dan agen tujuan.

Kesalahan kecil dapat menyebar ke seluruh rantai dokumen. Jika Bill of Lading menyebutkan "suku cadang mesin" sedangkan faktur komersial menyebutkan "bagian rumah aluminium CNC", bea cukai dapat meminta klarifikasi. Jika berat kotor pada B/L berbeda dari daftar pengepakan beberapa ratus kilogram, penerima barang dapat menghadapi pemeriksaan atau penundaan. Jika nama penerima barang tidak sama persis dengan izin impor atau persyaratan Letter of Credit, pelepasan kargo akan menjadi sulit.

Pendekatan paling aman adalah sederhana: perlakukan rancangan B/L sebagai dokumen hukum dan operasional, bukan sebagai ringkasan kasar pengiriman.

Dokumen Apa yang Biasanya Dibutuhkan untuk Menerbitkan Bill of Lading?

Untuk sebagian besar pengiriman angkutan laut standar, pengangkut atau pengirim barang tidak memerlukan setiap dokumen perdagangan dalam transaksinya. Yang mereka butuhkan adalah informasi yang diperlukan untuk menyiapkan B/L, ditambah dokumen yang membantu memverifikasi informasi tersebut.

Dokumen intinya adalah Instruksi Pengiriman.

Dokumen lain, seperti faktur komersial dan daftar pengepakan, mendukung proses B/L karena dokumen tersebut mengonfirmasi deskripsi kargo, kuantitas, detail paket, berat, volume, dan persyaratan perdagangan.

Kesalahan yang umum terjadi adalah menyebut setiap dokumen angkutan laut sebagai "dokumen B/L". Itu tidak akurat. Beberapa dokumen digunakan untuk menerbitkan Bill of Lading. Beberapa digunakan untuk bea cukai. Beberapa hanya diperlukan untuk kargo khusus, asuransi, perbankan, atau kepatuhan tujuan.

Memisahkan kategori-kategori tersebut membuat seluruh proses lebih mudah dikendalikan.

Instruksi Pengiriman Merupakan Dokumen Kunci untuk Draft Bill of Lading

Instruksi Pengiriman, sering disebut SI, adalah instruksi yang disampaikan oleh pengirim atau pengirim barang untuk memberi tahu pengangkut atau NVOCC dengan tepat bagaimana Bill of Lading harus disiapkan.

Ini adalah dokumen yang menggerakkan rancangan B/L.

Instruksi Pengiriman yang lengkap biasanya mencakup pengirim, penerima barang, pihak yang memberitahukan, kapal dan pelayaran, pelabuhan pemuatan, pelabuhan pembongkaran, tempat penerimaan, tempat pengiriman, deskripsi kargo, tanda dan nomor, jumlah paket, berat kotor, ukuran, nomor kontainer, nomor segel, jangka waktu pengangkutan, dan jenis B/L yang diperlukan.

Faktur komersial dan daftar pengepakan bukan pengganti SI. Mereka digunakan untuk memeriksa apakah SI sudah benar.

Misalnya, eksportir Tiongkok yang mengirimkan kontainer panel display LED berukuran 1 x 40HQ dari Ningbo ke Rotterdam dapat memberikan SI yang menunjukkan:

• Pengirim: eksportir Cina
• Penerima barang: importir Belanda
• Beritahu pihak: broker bea cukai di Belanda
• Deskripsi kargo: Panel tampilan LED dan aksesori
• Paket: 68 kotak kayu
• Berat kotor: 12.450 kg
• Pengukuran: 56,8 CBM
• Nomor wadah dan nomor segel
• Pengiriman: prabayar
• Metode rilis: Rilis Teleks

Pengangkut akan memeriksanya dengan faktur komersial dan daftar pengepakan sebelum menyerahkan atau mengonfirmasi draft B/L. Jika daftar pengepakan menyebutkan 72 kotak kayu, ketidaksesuaian harus diselesaikan sebelum penerbitan B/L akhir. Memperbaikinya nanti lebih lambat dan lebih mahal.

B/L hanya seakurat Instruksi Pengiriman di belakangnya.

Informasi Pengiriman Apa yang Harus Benar di Bill of Lading?

Bill of Lading berisi rincian pihak hukum dan rincian pergerakan kargo. Bidang-bidang ini harus sesuai dengan pengiriman sebenarnya dan, jika diperlukan, faktur komersial, daftar pengepakan, dokumen bea cukai, Letter of Credit, dan persyaratan impor tujuan.

Pengirim, Penerima dan Pihak Beritahu

Pengirim adalah pihak yang ditunjuk sebagai pengirim barang. Dalam banyak pengiriman, pihak ini adalah eksportir atau penjual. Dalam beberapa pengaturan pengiriman barang, pengirim yang ditunjukkan pada House B/L dan Master B/L mungkin berbeda.

Penerima barang adalah pihak yang berhak menerima atau mengambil barang di tempat tujuan. Ini mungkin importir, bank, perusahaan dagang, atau "Pesan" tergantung pada metode pembayaran dan jenis B/L.

Pihak notify adalah pihak yang diberitahukan pada saat barang tiba. Mungkin importir, perantara bea cukai, agen pembeli, atau pengirim barang tujuan.

Bagian ini perlu diperiksa dengan cermat. Jika nama resmi penerima barang salah, agen tujuan dapat menolak pelepasan sampai perubahan diproses. Jika pengiriman dilakukan berdasarkan Letter of Credit, bahkan tanda baca, format alamat, atau kata-kata dapat menyebabkan perbedaan.

Deskripsi Kargo, Kuantitas, Berat dan Volume

Deskripsi kargo harus cukup spesifik untuk keperluan transportasi dan bea cukai. Seharusnya tidak samar-samar.

Deskripsi yang buruk meliputi:

• Barang-barang
• Bagian
• Aksesoris
• Kargo umum
• Mesin

Deskripsi yang lebih baik meliputi:

• Wastafel dapur baja tahan karat
• Bagian perumahan aluminium CNC
• Panel tampilan LED dan aksesorisnya
• Mesin press hidrolik
• Tas anyaman polipropilen

Untuk kargo komersial biasa, deskripsi B/L harus selaras dengan faktur dan daftar pengepakan. Ini tidak selalu memerlukan setiap nomor model, tetapi harus menjelaskan muatannya dengan cukup jelas untuk menghindari kebingungan.

Jumlah paket, berat kotor, dan CBM juga penting. Untuk pengiriman LCL, jumlah paket dan CBM mempengaruhi konsolidasi, penanganan gudang, dan dekonsolidasi tujuan. Untuk pengiriman FCL, detail kontainer, nomor segel, dan VGM memiliki bobot lebih dalam pengoperasian.

Jika daftar pengepakan menyebutkan 30 palet dan B/L menyebutkan 28 palet, seseorang harus menjelaskan perbedaannya. Jika tidak ada yang bisa, bea cukai atau penerima barang dapat menahan kiriman tersebut.

Detail Kontainer, Segel, dan Perutean

Untuk angkutan laut dalam peti kemas, B/L harus menunjukkan nomor peti kemas dan nomor segel yang benar setelah pemuatan. Rincian ini menghubungkan dokumen dengan kargo fisik.

Bidang perutean juga harus cocok dengan pemesanan:

• Pelabuhan pemuatan
• Pelabuhan pembuangan
• Tempat penerimaan
• Tempat pengiriman
• Kapal dan pelayaran
• Detail transshipment, jika diperlukan

Dalam pengiriman-ke-pintu, tempat penerimaan dan tempat pengiriman sama pentingnya dengan pelabuhan. Misalnya, pengiriman dari Suzhou ke Hamburg dapat diangkut dengan truk dari pabrik ke pelabuhan Shanghai, lalu dikirim ke Hamburg, lalu dikirim ke daratan. Jika B/L hanya menunjukkan pergerakan pelabuhan-ke-saat pembeli mengharapkan dokumentasi pengiriman pintu, dokumen tersebut mungkin tidak sesuai dengan pengaturan komersial.

FCL vs LCL: Apakah Memerlukan Informasi B/L yang Berbeda?

Pengiriman FCL dan LCLmenggunakan banyak tipe dokumen yang sama, tetapi fokus informasinya berbeda.

FCL berarti Beban Kontainer Penuh. Kargo satu pengirim biasanya menempati kontainer. LCL artinya Kurang dari Beban Kontainer. Kargo beberapa pengirim dikonsolidasikan ke dalam satu kontainer.

UntukPengiriman FCL, nomor kontainer yang salah adalah kesalahan dokumen yang serius. UntukPengiriman LCL, nilai buruk dan deskripsi paket menimbulkan lebih banyak masalah. Jika sepuluh pemasok mengirimkan karton serupa ke gudang konsolidasi yang sama, tanda yang jelas dan detail paket akan mencegah tercampurnya-kargo.

Inilah sebabnya pengirim barang akan menanyakan-pertanyaan tindak lanjut yang berbeda untuk kargo FCL dan LCL. Kumpulan dokumen mungkin terlihat serupa, namun risiko operasionalnya tidak sama.

Apakah Faktur Komersial dan Daftar Kemasan Diperlukan untuk Bill of Lading?

Dalam praktiknya, ya, sebagian besar perusahaan ekspedisi akan meminta faktur komersial dan daftar pengepakan sebelum menyiapkan atau memeriksa Bill of Lading. Tapi itu tidak sama dengan Instruksi Pengiriman.

Faktur komersial adalah dokumen perdagangan antara penjual dan pembeli. Biasanya menunjukkan penjual, pembeli, deskripsi produk, kode HS, harga satuan, nilai total, negara asal, dan Incoterms seperti FOB, EXW, CIF, atau DAP.

Daftar pengepakan menjelaskan bagaimana kargo dikemas. Ini menunjukkan jumlah paket, jenis kemasan, berat kotor, berat bersih, dimensi, CBM, dan terkadang detail palet atau karton.

Untuk persiapan B/L, kedua dokumen ini terutama digunakan untuk memeriksa konsistensi.

Jika faktur menunjukkan "FOB Ningbo" namun SI mengatakan pengambilan barang berdasarkan pengaturan yang berbeda, pengirim barang harus menanyakannya sebelum menerbitkan B/L. Apabila pada packing list tertera 18.600 kg tetapi SI menyatakan 16.800 kg, maka berat kotornya perlu dipastikan. Jika deskripsi kargo faktur dan deskripsi kargo B/L terlalu berbeda, bea cukai dapat mempertanyakan pengiriman tersebut.

Faktur komersial dan daftar pengepakan bukan sekadar dokumen untuk pembeli. Ini adalah dokumen kontrol yang menjaga B/L tetap selaras dengan catatan perdagangan dan bea cukai.

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Kargo Khusus

Kargo kering standar biasanya mudah dilakukan. Kargo khusus berbeda. Pengangkut dapat menolak pemuatan jika dokumen terlambat, tidak lengkap, atau tidak konsisten.

Barang Berbahaya

Barang berbahaya dalam pelayaran laut diatur dalam praktik Kode IMDG. IMDG mengacu pada aturan Barang Berbahaya Maritim Internasional yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan menangani kargo berbahaya melalui laut.

Pengiriman barang berbahaya mungkin memerlukan:

• MSDS, atau Lembar Data Keamanan Bahan
• Deklarasi Barang Berbahaya
• nomor PBB
• kelas IMDG
• Kelompok pengepakan
• Titik nyala, jika ada
• Detail kontak darurat
• Persetujuan operator

Pengiriman produk baterai lithium, cat, perekat, bahan kimia, atau aerosol tidak boleh diperlakukan seperti kargo umum biasa. Jika Deklarasi Ditjen menyebutkan satu nomor PBB dan deskripsi kargo B/L menyarankan jenis kargo lain, pengangkut dapat menghentikan pengiriman sebelum memuat.

Reefer atau Temperatur-Kargo Terkendali

Kargo reefer menggunakan kontainer berpendingin untuk menjaga suhu tertentu selama transportasi laut. Contoh umum termasuk makanan laut, daging beku, buah-buahan, obat-obatan, dan beberapa produk kimia.

Pengirim harus menyediakan pengaturan suhu dan persyaratan ventilasi atau kelembapan. Misalnya, makanan laut beku mungkin memerlukan suhu -18 derajat, sedangkan buah segar mungkin memerlukan suhu positif dan kontrol ventilasi.

B/L itu sendiri mungkin tidak menampilkan setiap pengaturan teknis, namun file pengiriman harus berisi instruksi reefer yang benar. Informasi suhu yang salah dapat merusak muatan meskipun kapal tiba tepat waktu.

Kargo dengan Kemasan Kayu

Palet, peti, dan kotak kayu mungkin memerlukan bukti fumigasi atau tanda IPPC, tergantung pada peraturan tujuan. IPPC mengacu pada penandaan Konvensi Perlindungan Tanaman Internasional yang digunakan untuk menunjukkan bahwa kemasan kayu telah diperlakukan berdasarkan standar fitosanitasi yang diterima.

Hal ini biasa terjadi pada mesin, suku cadang mobil, komponen furnitur, peralatan industri, dan kargo berukuran besar yang dikemas dalam kotak kayu.

Tanda yang hilang atau tidak valid dapat menyebabkan pemeriksaan, perawatan, pengembalian, atau pembuangan di tempat tujuan. Masalah ini mungkin tidak muncul pada saat penyusunan B/L, namun dapat menjadi masalah izin destinasi.

Barang yang Diatur atau Dilisensikan

Beberapa kargo memerlukan izin atau sertifikat tambahan karena pengendalian ekspor, peraturan impor, karantina, standar kualitas, atau persyaratan pembeli.

Contohnya meliputi:

• Lisensi ekspor
• Izin impor
• Sertifikat inspeksi
• Sertifikat karantina
• Sertifikat produk
• Sertifikat mutu
• Surat Keterangan Asal

Dokumen-dokumen ini tidak diperlukan untuk setiap Bill of Lading. Hal ini bergantung pada produk, negara asal, negara tujuan, ketentuan pembeli, dan peraturan bea cukai. Pengiriman tersebut tetap harus diperiksa lebih awal karena B/L yang benar tidak dapat menyimpan kiriman yang tidak memiliki dokumen kepatuhan yang disyaratkan.

Jenis B/L dan Metode Rilis: Dokumen Dapat Berubah

Sebelum B/L final diterbitkan, pengirim dan penerima barang harus mengkonfirmasi metode pelepasan. Hal ini mempengaruhi bagaimana kargo akan diklaim di tempat tujuan.

Bill of Lading Asli

Bill of Lading Asli adalah dokumen pengangkutan yang dapat dinegosiasikan atau-terkait dengan hak milik yang digunakan untuk mengontrol pelepasan kargo. Secara tradisional, ini diterbitkan dalam tiga versi asli, meskipun praktik pastinya bergantung pada operator dan instruksi.

Pilihan ini umum terjadi ketika pembayaran belum diselesaikan sepenuhnya, ketika pembeli dan penjual memerlukan kendali kargo, atau ketika melibatkan Letter of Credit.

Untuk pengiriman B/L Asli, detail penerima, pihak yang memberitahukan, jangka waktu pengiriman, deskripsi kargo, tanggal pengiriman-di-tanggal pengiriman, dan nomor dokumen asli harus diperiksa sebelum diterbitkan. Setelah dokumen asli dicetak dan dirilis, amandemen menjadi lebih sulit.

Rilis Teleks

Telex Release berarti pengirim telah menyerahkan B/L Asli di tempat asal, dan pengangkut atau agen diinstruksikan untuk melepaskan muatan di tempat tujuan tanpa mengambil B/L kertas asli.

Banyak pengangkut atau pengirim barang memerlukan instruksi penyerahan, otorisasi pelepasan teleks, atau Surat Ganti Rugi dari pengirim.

Cara ini biasa dilakukan ketika pembeli sudah terlanjur membayar atau pihak tidak mau menunggu kurir mengantarkan dokumen asli. Hal ini dapat menghemat waktu, namun juga mengurangi kendali kargo setelah pelepasan diizinkan.

Sea Waybill atau Ekspres B/L

Sea Waybill adalah-dokumen transportasi laut yang tidak dapat dinegosiasikan. Penerima barang tidak memerlukan B/L asli untuk mengklaim kargo. Kargo biasanya diserahkan kepada penerima barang yang disebutkan setelah identitas dan persyaratan lokal terpenuhi.

Hal ini cocok untuk perusahaan terkait,{0}}mitra jangka panjang, atau pengiriman yang risiko pembayaran dan pengendalian kargonya telah diselesaikan.

Bidang penerima barang harus benar. Karena pelepasan tidak dikontrol oleh penyajian dokumen asli, nama penerima yang salah dapat menimbulkan masalah pelepasan langsung.

Untuk Memesan Pengiriman B/L dan Letter of Credit

A To Order B/L sering digunakan ketika bank atau penjual ingin mengontrol barang sampai kondisi pembayaran terpenuhi. Berdasarkan Letter of Credit, bank dapat menentukan bagaimana B/L harus diterbitkan.

B/L mungkin harus sesuai dengan persyaratan yang tepat untuk:

• Kata-kata penerima barang
• Beritahu pihak
• Deskripsi kargo
• Nama pelabuhan
• Pengangkutan dibayar di muka atau dikumpulkan
• Dikirim-pada-tanggal pengiriman
• Jumlah B/L asli
• Kata-kata dukungan

Di sinilah banyak eksportir kehilangan waktu. Muatannya boleh saja baik-baik saja, kapal boleh berlayar tepat waktu, namun bank tetap bisa menolak dokumen karena ketidaksesuaian antara B/L, invoice, packing list, Certificate of Origin, atau sertifikat asuransi.

House B/L vs Master B/L: Mana yang Penting untuk Dokumen Anda?

Master Bill of Lading, atau MBL, biasanya dikeluarkan oleh pengangkut laut kepada perusahaan ekspedisi atau NVOCC. House Bill of Lading, atau HBL, biasanya dikeluarkan oleh pengirim barang atau NVOCC kepada pengirim atau pemilik kargo sebenarnya.

Keduanya penting.

MBL dan HBL harus sesuai dengan fakta inti pengiriman seperti kapal, pelayaran, nomor kontainer, nomor segel, deskripsi kargo, kuantitas paket, berat, dan rute. Namun kolom pengirim dan penerima barang mungkin berbeda karena MBL mungkin menunjukkan pengirim dan agen tujuan, sedangkan HBL mungkin menunjukkan penjual dan pembeli sebenarnya.

Ini normal dalam pengiriman barang. Risiko muncul ketika perbedaan tidak dikendalikan. Jika HBL menyebutkan satu agen tujuan dan MBL menunjukkan agen lain, atau jika jumlah paket berbeda, rantai pelepasan kargo dapat terputus di tujuan.

Bagi pelanggan yang menggunakan jasa ekspedisi, tidak cukup hanya bertanya, "Apakah saya punya B/L?" Pertanyaan yang lebih baik adalah: "Apakah saya menggunakan HBL, MBL, atau keduanya, dan apakah detail utamanya cocok?"

Dokumen Bill of Lading vs Dokumen Bea Cukai

Dokumen B/L dan dokumen bea cukai tumpang tindih, namun tidak sama.

Dokumen yang langsung digunakan untuk penerbitan B/L meliputi Instruksi Pengiriman, konfirmasi pemesanan, rincian pengirim dan penerima barang, deskripsi kargo, jumlah paket, berat kotor, CBM, nomor kontainer, nomor segel, jangka waktu pengangkutan, dan metode pelepasan.

Dokumen bea cukai dapat mencakup faktur komersial, daftar pengepakan, deklarasi ekspor, Surat Keterangan Asal, izin impor, sertifikat inspeksi, sertifikat karantina, sertifikat asuransi, atau dokumen keamanan seperti ISF untuk kargo tujuan AS.

Faktur komersial dan daftar pengepakan berada di tengah. Dokumen tersebut merupakan dokumen perdagangan dan bea cukai, namun juga banyak digunakan untuk memverifikasi B/L.

Perbedaan ini penting. Jika penerima barang menanyakan apakah Surat Keterangan Asal diperlukan "untuk B/L", jawaban yang lebih akurat biasanya: bukan untuk menerbitkan B/L itu sendiri, namun mungkin diperlukan untuk pengurusan bea cukai tujuan, pengurangan bea, atau kepatuhan pembeli.

Proses dokumen yang baik tidak mencampurkan semua file menjadi satu tumpukan. Ini memisahkan penerbitan B/L, bea cukai, perbankan, asuransi, dan kepatuhan kargo khusus.

Bagaimana Proses Penerbitan Bill of Lading Bekerja

Proses B/L biasanya mengikuti urutan yang jelas.

Pertama, pemesanan dikonfirmasi. Ini memberikan kiriman pengangkut, kapal, pelayaran, rute, nomor pemesanan, pelabuhan muat, pelabuhan pembongkaran, dan jenis kontainer.

Kedua, pengirim atau pengirim menyampaikan Instruksi Pengiriman. Di sinilah sebagian besar bidang B/L didefinisikan.

Ketiga, pemuatan data dikonfirmasi. Untuk pengiriman FCL, hal ini mencakup nomor kontainer, nomor segel, VGM, berat kotor, dan jumlah paket akhir. VGM berarti Massa Kotor Terverifikasi, yang merupakan berat terkonfirmasi dari kontainer yang dikemas yang diperlukan sebelum dimuat.

Keempat, pengangkut, NVOCC, atau pengirim barang menerbitkan rancangan B/L. Draf ini harus diperiksa sebelum rilis final. Pengirim harus membandingkannya dengan SI, faktur, daftar pengepakan, konfirmasi pemesanan, dan instruksi pembeli.

Kelima, diterbitkan B/L final. Tergantung pada instruksinya, ini mungkin B/L Asli, B/L yang diserahkan dengan Telex Release, atau Sea Waybill.

Waktu terburuk untuk memeriksa Bill of Lading adalah setelah barang tiba. Pada saat itu, kesalahan sudah sampai ke pihak pengangkut, agen tujuan, perantara bea cukai, penerima barang, dan terkadang bank.

Kesalahan Umum Saat Mempersiapkan Dokumen B/L

Kebanyakan permasalahan B/L tidak rumit. Itu adalah kesalahan mendasar yang tidak diketahui sejak dini.

Kesalahan umum meliputi:

• Nama penerima salah atau tidak lengkap
• Tidak ada pihak yang memberi tahu
• Deskripsi kargo tidak jelas
• Deskripsi kargo tidak sesuai dengan faktur atau daftar pengepakan
• Jumlah paket salah
• Berat kotor atau ketidakcocokan CBM
• Nomor kontainer atau nomor segel salah
• Pengangkutan prabayar/pengumpulan yang dimasukkan salah
• Informasi barang berbahaya tidak ada
• Jenis B/L atau metode pelepasan tidak dikonfirmasi
• Persyaratan Letter of Credit diabaikan
• Draf B/L disetujui terlalu cepat

Ambil contoh sederhana: pengiriman skuter listrik kontainer 2 x 40HQ dari Shenzhen ke Los Angeles. Jika informasi baterai litium tidak ada di DG atau dokumen baterai, pengiriman mungkin ditahan sebelum dimuat. Jika kargo digambarkan hanya sebagai "skuter", pengangkut dapat meminta klarifikasi. Jika faktur, daftar pengepakan, dan B/L tidak selaras, bea cukai AS atau broker pembeli dapat mengajukan pertanyaan di tempat tujuan.

B/L bukanlah tempat Anda menyembunyikan informasi kargo yang tidak jelas. Di sinilah informasi yang tidak jelas menjadi terlihat.

Siapa yang Mempersiapkan dan Memeriksa Dokumen Bill of Lading?

Ada beberapa pihak yang berhubungan dengan B/L, namun tanggung jawabnya tidak sama.

Pengirim memiliki keakuratan informasi komersial dan kargo. Pengangkut mengeluarkan dokumen pengangkutan. Pengangkut barang berada di antara kedua belah pihak dan harus mengatasi konflik sebelum menjadi masalah pengangkut atau bea cukai.

Di situlah forwarder menambah nilai nyata. Pemesanan ruang hanyalah salah satu bagian dari pekerjaan. Pengendalian dokumen inilah yang membuat muatan tetap bergerak setelah kapal berlayar.

Kapan Anda Harus Meminta Freight Forwarder untuk Meninjau Dokumen B/L?

Beberapa pengiriman cukup sederhana untuk penanganan rutin. Lainnya harus ditinjau sebelum SI diserahkan.

Mintalah tinjauan pengirim barang ketika pengiriman melibatkan:

• Ekspor atau impor pertama-kali
• Pembayaran Surat Kredit
• Barang, baterai, bahan kimia, atau cairan berbahaya
• Kargo pengangkut
• Mesin atau peralatan-bernilai tinggi
• Konsolidasi LCL dari beberapa pemasok
• Baik HBL maupun MBL
• Rilis Teleks atau Sea Waybill
• Aturan bea cukai tujuan yang ketat
• Kargo dikirim dari China ke pasar baru

Misalnya, pengiriman LCL multi-pemasok dari Yiwu, Guangzhou, dan Ningbo ke Dubai mungkin mencakup karton dari lima pabrik. Daftar pengepakan mungkin menggunakan unit yang berbeda, nama produk yang berbeda, dan format berat yang berbeda. Jika rincian tersebut tidak dibakukan sebelum rancangan B/L, dokumen akhir mungkin diterbitkan secara teknis tetapi secara operasional berantakan.

Semakin awal pengirim memeriksa file, semakin sedikit koreksi yang diperlukan nantinya.

Daftar Periksa Akhir Sebelum Menyetujui Bill of Lading

Sebelum menyetujui draf B/L, periksa setiap kolom dengan file pengiriman.

• Apakah nama pengirimnya benar?
• Apakah nama penerima barang sudah benar?
• Apakah pesta pemberitahuan sudah selesai?
• Apakah deskripsi kargo sesuai dengan faktur dan daftar pengepakan?
• Apakah jumlah paket, berat kotor, dan CBM sudah benar?
• Apakah nomor kontainer dan nomor segel sudah benar?
• Apakah pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar sudah benar?
• Apakah tempat pengiriman sudah benar?
• Apakah pengiriman prabayar atau penagihan ditampilkan dengan benar?
• Apakah tipe B/L sudah dikonfirmasi?
• Apakah metode rilisnya sudah dikonfirmasi?
• Apakah dokumen Ditjen sudah lengkap, jika ada?
• Apakah petunjuk suhu reefer sudah lengkap, jika ada?
• Apakah persyaratan pengemasan kayu diperiksa, jika ada?
• Apakah persyaratan Letter of Credit diperiksa, jika berlaku?
• Apakah pembeli atau penerima barang sudah mengkonfirmasi draft tersebut, jika diperlukan?

Jangan menyetujui draft B/L hanya karena kapal hendak berangkat. Persetujuan yang terburu-buru dapat memakan waktu lebih lama dibandingkan koreksi singkat sebelum penerbitan akhir.

FAQ Tentang Dokumen yang Dibutuhkan untuk Bill of Lading

Dokumen apa yang paling penting untuk menerbitkan Bill of Lading?

Instruksi Pengiriman adalah dokumen yang paling penting karena draft Bill of Lading biasanya dibuat dari dokumen tersebut. Faktur dan daftar pengepakan digunakan untuk memverifikasi data, namun SI memberi tahu pengangkut atau pengirim barang bagaimana B/L harus diterbitkan.

Apakah faktur komersial diperlukan untuk Bill of Lading?

Dalam banyak pengiriman nyata, ya, pihak pengirim akan memintanya. Faktur komersial membantu memverifikasi deskripsi kargo, nilai, detail pembeli dan penjual, Incoterms, dan informasi-yang terkait dengan bea cukai. Ini tidak sama dengan B/L, namun membantu mencegah kesalahan B/L.

Apakah packing list diperlukan untuk menerbitkan Bill of Lading?

Sangat disarankan dan sering diminta. Daftar pengepakan mengonfirmasi kuantitas paket, berat, dimensi, CBM, dan jenis kemasan. Rincian ini harus sesuai dengan Bill of Lading.

Dokumen apa saja yang diperlukan untuk B/L barang berbahaya?

Pengiriman barang berbahaya biasanya memerlukan MSDS, Deklarasi Barang Berbahaya, nomor PBB, kelas IMDG, kelompok pengepakan, titik nyala jika ada, rincian kontak darurat, dan persetujuan operator. Persyaratan pastinya tergantung pada kargo dan pengangkut.

Bisakah Bill of Lading diubah setelah diterbitkan?

Ya, tapi perubahan mungkin memerlukan persetujuan operator dan biaya perubahan. Jika yang asli sudah dirilis, prosesnya menjadi lebih rumit. Jika kargo sudah sampai di tujuan, keterlambatan dapat mempengaruhi bea cukai dan pengeluaran kargo.

Apa perbedaan antara dokumen B/L dan dokumen bea cukai?

Dokumen B/L digunakan untuk menyiapkan dan menerbitkan dokumen pengangkutan. Dokumen pabean digunakan untuk deklarasi ekspor, izin impor, penghitungan bea, perizinan, dan pengendalian peraturan. Faktur komersial dan daftar pengepakan sering kali mendukung kedua sisi, namun kedua kategori tersebut tidak boleh tertukar.

Apakah saya memerlukan dokumen tambahan untuk Telex Release?

Biasanya ya. Pengirim mungkin perlu memberikan instruksi penyerahan, otorisasi pelepasan teleks, atau Surat Ganti Rugi. Pengangkut atau pengirim barang akan mengkonfirmasi persyaratan pastinya sebelum melepaskan kargo tanpa presentasi B/L asli.

Pikiran Terakhir

Dokumen yang dibutuhkan untuk Bill of Lading dalam pelayaran laut tidak terbatas pada satu formulir saja. B/L yang benar bergantung pada Instruksi Pengiriman, rincian pemesanan, faktur komersial, daftar pengepakan, data kargo, informasi pihak, rincian kontainer, metode pelepasan, dan dokumen kargo khusus lainnya.

Tujuan sebenarnya bukan hanya sekedar menerbitkan Bill of Lading. Tujuannya adalah untuk menerbitkan B/L yang mendukung kelancaran pengurusan bea cukai, pelepasan kargo yang bersih, dan-serah terima risiko rendah di tempat tujuan.

Zhejiang Wilson Manajemen Rantai Pasokan Co., Ltd.mendukung pengiriman angkutan laut dari Tiongkok dengan pemesanan, tinjauan dokumentasi, koordinasi B/L, pemeriksaan dokumen bea cukai, dan penanganan kargo khusus. Jika Anda memerlukan bantuan untuk memeriksa dokumen B/L sebelum pengiriman, tim kami dapat meninjau file dan memandu langkah selanjutnya.

Hubungi Wilsonuntuk dukungan dokumentasi angkutan laut sebelum kiriman Anda dipindahkan.